Standortprüfung vor der Installation: Checkliste für Anlagenhändler

Warum die Standortfreigabe eine Entscheidung erfordert

Eine Standortabfrage hilft nur, wenn jemand ihre Ergebnisse prüft, bevor der Einsatz fest eingeplant wird. Antworten einzusammeln ist einfach. Entscheidend ist, zu erkennen, welche Antwort den Einsatz verhindert, fehlende Angaben rechtzeitig zu bemerken und festzuhalten, wer den Standort freigegeben hat.

Die Checkliste unterscheidet deshalb drei Arten von Angaben: Messwerte, die der Kunde vor Ort ermittelt und mit den Anlagendaten vergleicht, Ja-/Nein-Bestätigungen, bei denen ein Nein den Einsatz blockiert, und ergänzende Informationen wie Fotos und Notizen. Diese helfen bei der Beurteilung, sollen aber allein keine Freigabe verhindern.

Die Checkliste

1. Transportweg und Zugang

• Engste Stelle des Transportwegs: Tür, Flur, Aufzug oder Ladetor – messen, nicht schätzen. Vergleichen Sie den Wert mit der Transportbreite aus Ihrem Anlagenkatalog, nicht mit der Breite im eingebauten Zustand.
• Freier Transportweg am Liefertag: keine abgestellten Gegenstände oder Baustellen; Treppen und Rampen sind vorher bekannt.
• Entladebereich: für das Lieferzeitfenster reserviert; zulässige Anlieferzeiten des Gebäudes sind geklärt.
• Foto der engsten Zugangsstelle mit sichtbarem Maßband: freiwillig, klärt aber häufig Rückfragen.

2. Anschlüsse am Aufstellort

• Strom: vorhandene Spannung und Phasen mit den Anforderungen der Anlage abgleichen. Die Antwort „Sonstiges“ muss eine Person prüfen; sie darf nicht erraten werden.
• Wasser und Abfluss, soweit erforderlich: direkt am Aufstellort, nicht nur irgendwo im Raum.
• Gas, Druckluft oder Netzwerk, soweit das Modell sie benötigt: vorhanden und eindeutig gekennzeichnet.

3. Platz und Fundament

• Endgültiger Aufstellort: Stellfläche einschließlich der vom Hersteller geforderten Wartungsabstände.
• Fundament oder Boden: fertiggestellt, Beton ausgehärtet – vom Kunden bestätigt, idealerweise mit einem Foto der Stellfläche und Verankerungspunkte.

4. Termine und Ansprechpartner

• Installationszeitfenster, das der Kunde tatsächlich ermöglichen kann.
• Entscheidungsfrist: letzter Tag, an dem Ihr Büro den Einsatz freigeben oder absagen muss, mit genügend Zeit für die Umplanung.
• Ansprechpartner vor Ort, der Zugang ermöglicht und die Abnahme begleitet, einschließlich seiner Kontaktdaten.

5. Bestätigung des Kunden

Vor dem Absenden sollte der Kunde bestätigen, dass er die Maße vor Ort ermittelt und korrekt eingetragen hat. So werden Angaben ausdrücklich bestätigt, statt nur vermutet. Falls sich später ein Maß als falsch herausstellt, hat Ihr Büro eine nachvollziehbare Grundlage.

Wer antwortet, wer entscheidet

Praxisbeispiel: eine Eismaschine, die nicht durch die Tür passt

Fiktives Beispiel. Das Modell stammt aus dem InstallCue-Demokatalog mit erfundenen Herstellern. Ihr eigener Katalog enthält Ihre tatsächlichen Modelle.

Ein Händler soll eine Frostline ProIce 900 in einem Restaurant installieren. Die Koordination erstellt eine Standortanfrage mit der Vorlage „Gewerbliche Eismaschine“ und ordnet das Modell zu. Seine Transportbreite von 760 mm, etwa 29,9 Zoll, wird aus dem Katalog übernommen. Der Ansprechpartner erhält einen sicheren Link.

1. Tag 1Versendet
   Anfrage versendet

   Der Kunde öffnet den Link auf dem Smartphone – ohne Konto und ohne App. Der Zwischenstand wird gespeichert; nach dem Messen kann er die Abfrage abschließen.

2. Tag 2Blockiert
   Zwei konkrete Hindernisse

   Die engste Tür misst 28 Zoll und ist damit schmaler als die Transportbreite der Maschine. Die fehlende Breite wird angezeigt. Außerdem verneint der Kunde einen Abfluss am Aufstellort. Beide Hindernisse werden beim Speichern samt Grund markiert, bevor ein Team eingeplant wird.

3. Tag 4Prüfung erforderlich
   Hindernisse mit Begründung ausgeräumt

   Das Restaurant organisiert das Aushängen der Tür am Liefertag; ein Sanitärbetrieb installiert einen Bodenablauf. Eine prüfberechtigte Person aus Ihrem Team schließt jedes Hindernis mit Begründung. Nach dem letzten offenen Punkt steht die Anfrage wieder auf Prüfung erforderlich.

4. Tag 5Bereit
   Persönliche Freigabe

   Eine prüfberechtigte Person kontrolliert die Antworten und die Bestätigung der Messung vor Ort und setzt den Standort auf Bereit. Die Installationsunterlagen mit Antworten, Fotos und Notizen werden für das Team gedruckt oder als PDF gespeichert.

Ohne Prüfung wäre das Team vermutlich mit einer zu breiten Transportkiste und ohne nutzbaren Abfluss vor Ort angekommen. Das Problem wäre erst am Einsatztag statt vier Tage vorher aufgefallen.

Vier Status reichen aus

• Angaben fehlen: Pflichtantworten fehlen. Fragen Sie beim Kunden nach, nicht beim Installationsteam.
• Blockiert: Ein Wert unterschreitet die Anforderung oder eine zwingende Bestätigung lautet Nein. Der Standort muss angepasst oder der Einsatz umgeplant werden.
• Prüfung erforderlich: Alle Antworten liegen vor, kein Hindernis ist offen. Eine Person prüft den Vorgang.
• Bereit: Eine Person hat die Freigabe erteilt. Erst jetzt kann der Einsatz wie geplant stattfinden.

Setzen Sie für jede offene Anfrage eine Entscheidungsfrist einige Tage vor der Installation. Verstreicht sie ohne Freigabe, ist der Einsatz gefährdet – und Sie erfahren es rechtzeitig, um ihn noch verschieben zu können.

Ein Formular oder ein Werkzeug zur Standortprüfung?

Ein allgemeines Formularwerkzeug kann alle Punkte dieser Checkliste abfragen. Bei wenigen Installationen im Jahr genügt das möglicherweise. Mit wachsendem Volumen werden die Lücken sichtbar: Messwerte mit den Anforderungen jedes Modells vergleichen, je Auftrag einen ablaufenden Link verwalten, vor der Entscheidungsfrist erinnern und Freigaben nachvollziehbar festhalten.

InstallCue ist für genau diesen Schritt gedacht. Es ersetzt weder Terminplanung noch Einsatzplanung oder Außendienstsoftware. Es ist vorgeschaltet und übergibt einen Standort, den eine Person aus Ihrem Team freigegeben hat.

So bildet InstallCue diese Checkliste ab

• 15 anpassbare Startvorlagen: zehn Grundvorlagen (CNC-Maschinen, Verpackungs- und Prozessanlagen, Automatisierungszellen, HPLC, LC/MS und GC/MS, Liquid-Handling-Systeme, gewerbliche Eismaschinen, Spülmaschinen, begehbare Kühlräume sowie eine allgemeine Vorlage) und fünf ausführliche Gewerke-Checklisten (Wärmepumpe, PV-Anlage mit Speicher, Wallbox, Split-Klimaanlage, Küchenmontage).
• Ein sicherer Kundenlink je Auftrag, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch; mit bedingten Fragen, Zwischenspeicherung und freiwilligem Foto-Upload über die Smartphone-Kamera.
• Regelbasierte Hindernisse: fehlende Pflichtantworten, verneinte zwingende Bestätigungen und Messwerte im Vergleich zu Ihrem Anlagenkatalog. Fotos werden niemals durch KI freigegeben.
• Freigabe durch Menschen: Nur Administratoren oder prüfberechtigte Personen können den Status Bereit setzen. Die Entscheidung wird protokolliert.
• Entscheidungsfristen und Erinnerungen: ein konfigurierbarer Abstand zur Installation, standardmäßig drei Tage, sowie automatische Kundenerinnerungen.
• Installationsunterlagen für das Team, druckbar oder als PDF speicherbar.

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