Préparer un site avant l’installation : liste de contrôle pour les distributeurs

La préparation du site exige une décision

Une vérification préalable n’est utile que si quelqu’un examine les réponses avant de confirmer l’intervention. Recueillir les informations est simple. Le plus difficile est d’identifier les réponses bloquantes, de repérer les informations manquantes à temps et de consigner qui a validé le site.

Cette liste distingue donc trois catégories : les mesures, prises sur place et comparées aux caractéristiques de l’équipement ; les confirmations oui/non, dont une réponse négative bloque l’intervention ; et les éléments de contexte, comme les photos et les notes. Ces derniers aident l’équipe à évaluer la situation, sans constituer à eux seuls une condition de validation.

La liste de contrôle

1. Chemin de livraison et accès

• Passage le plus étroit : porte, couloir, ascenseur ou porte de quai. Mesurez-le au lieu de l’estimer, puis comparez-le à la largeur de transport de votre catalogue, et non à la largeur de l’appareil installé.
• Chemin dégagé le jour prévu : aucun objet entreposé ni chantier bloquant ; escaliers et rampes connus à l’avance.
• Zone de déchargement réservée pendant le créneau de livraison, en respectant les horaires autorisés par le bâtiment.
• Photo du passage le plus étroit avec un mètre visible : facultative, mais elle évite souvent des questions supplémentaires.

2. Raccordements au point d’installation

• Électricité : tension et nombre de phases disponibles, à comparer aux besoins de l’équipement. Une réponse « autre » doit être examinée par une personne, sans supposition.
• Eau et évacuation, si nécessaires : au point d’installation, pas simplement ailleurs dans la pièce.
• Gaz, air comprimé ou réseau, si le modèle les exige : disponibles et correctement identifiés.

3. Espace et fondations

• Emplacement définitif : encombrement de l’équipement et dégagements d’entretien prescrits par le fabricant.
• Fondations ou sol : travaux terminés et béton durci, avec confirmation du client ; idéalement, une photo de l’emplacement et des points d’ancrage.

4. Calendrier et interlocuteurs

• Créneau d’installation réellement disponible pour le client.
• Date limite de décision : dernier jour pour confirmer ou reporter l’intervention, suffisamment tôt pour réorganiser l’équipe.
• Contact sur place pour ouvrir les accès et participer à la réception, avec ses coordonnées.

5. Confirmation du client

Avant l’envoi, le client doit confirmer que les mesures ont été prises sur place et saisies correctement. Les données deviennent ainsi une déclaration explicite plutôt qu’une estimation. Si une mesure s’avère ensuite erronée, votre bureau dispose d’une base claire pour comprendre la situation.

Qui répond, qui décide

Exemple : une machine à glaçons qui ne passe pas la porte

Exemple fictif. Le modèle appartient au catalogue de démonstration d’InstallCue, dont les fabricants sont inventés. Votre catalogue contient vos véritables modèles.

Un distributeur doit installer une Frostline ProIce 900 dans un restaurant. Le coordinateur utilise le modèle de formulaire « Machine à glaçons professionnelle » et associe l’équipement. Sa largeur de transport de 760 mm, soit environ 29,9 pouces, est reprise du catalogue. Le contact reçoit un lien sécurisé.

1. Jour 1Envoyée
   Envoi de la demande

   Le client ouvre le lien sur son téléphone, sans compte ni application. Sa progression est enregistrée ; il peut terminer après avoir pris les mesures.

2. Jour 2Bloqué
   Deux blocages précisément identifiés

   La porte la plus étroite mesure 28 pouces, moins que la largeur de transport de la machine ; l’écart est affiché. Le client indique aussi l’absence d’évacuation au point d’installation. Les deux blocages sont signalés avec leur motif dès l’enregistrement, avant de réserver une équipe.

3. Jour 4À vérifier
   Résolution des blocages avec justification

   Le restaurant prévoit de dégonder la porte le jour de la livraison et fait installer un siphon de sol. Une personne habilitée de votre équipe clôt chaque blocage en indiquant le motif. Une fois le dernier résolu, la demande revient au statut À vérifier.

4. Jour 5Prêt
   Validation par une personne

   Une personne habilitée examine les réponses et la confirmation des mesures sur place, puis valide le site. Le dossier d’installation, avec réponses, photos et notes, est imprimé ou enregistré en PDF pour l’équipe.

Sans cette vérification, l’équipe serait probablement arrivée devant une porte trop étroite avec une machine à raccorder à une évacuation inexistante. Le problème aurait été découvert sur place, au lieu de quatre jours plus tôt.

Quatre statuts suffisent

• Informations manquantes : des réponses obligatoires manquent. Relancez le client, pas l’équipe d’installation.
• Bloqué : une mesure est insuffisante ou une confirmation obligatoire est négative. Il faut adapter le site ou revoir le planning.
• À vérifier : toutes les réponses sont présentes et aucun blocage n’est ouvert. Une personne examine le dossier.
• Prêt : une personne a validé le site. L’intervention peut alors avoir lieu comme prévu.

Associez chaque demande ouverte à une date limite de décision quelques jours avant l’installation. Si cette date passe sans validation, l’intervention est menacée, mais vous le savez encore à temps pour la déplacer.

Un formulaire suffit-il, ou faut-il un outil dédié ?

Un outil de formulaires généraliste peut recueillir tous les éléments de cette liste. Pour quelques installations par an, cela peut suffire. Avec le volume, les limites apparaissent : comparer les mesures aux exigences de chaque modèle, gérer un lien à durée limitée par intervention, relancer avant la date de décision et consigner les validations.

InstallCue se concentre précisément sur cette étape. Il ne remplace ni votre planification ni votre logiciel de gestion des interventions. Il intervient en amont pour transmettre un site qu’une personne de votre équipe a validé.

Comment InstallCue applique cette liste

• 15 modèles de départ modifiables : dix modèles de base (machines CNC, lignes de conditionnement et de production, cellules d’automatisation, HPLC, LC/MS et GC/MS, systèmes de manipulation de liquides, machines à glaçons professionnelles, lave-vaisselle, chambres froides et modèle générique) et cinq listes détaillées par métier (pompe à chaleur, installation photovoltaïque avec batterie, borne de recharge, climatisation split, pose de cuisine).
• Un lien client sécurisé par intervention, en français, anglais, allemand ou italien, avec questions conditionnelles, sauvegarde, reprise et ajout facultatif de photos depuis le téléphone.
• Des blocages fondés sur des règles : réponses obligatoires manquantes, confirmations bloquantes négatives et mesures comparées au catalogue. Les photos ne sont jamais validées par une IA.
• Une validation humaine : seuls un administrateur ou une personne habilitée peuvent marquer le site comme prêt. La décision est consignée dans le journal.
• Des échéances et des rappels : délai configurable avant l’installation, fixé à trois jours par défaut, et rappels automatiques au client.
• Un dossier d’installation pour l’équipe, imprimable ou enregistrable en PDF.

Essayez avec vos équipements : commencer ou consulter les offres et tarifs.